メールアラート設定方法

ミナジン勤怠管理システムでは、対象の社員や責任者（承認者）、人事へメールでアラート通知ができます。

7種類のアラートについて、各アラートの特徴について記載しています。

■目次

1. 共通設定事項

2. ［勤務時間］登録チェック

3. ［勤務時間］残業超過チェック

4. ［勤務時間］承認チェック

5. ［年次有給休暇]年休取得アラート

6. ［時間外申請］申請チェック

7. ［有給休暇・振替休日］有効期限チェック

8. ［客観的記録］ 差異報告未入力チェック 

■操作対象ユーザー：人事権限者

■作業ページ

・アラート設定（[設定]タブ>社員管理>アラート＞アラート設定）

1.共通設定事項

基本的な設定内容は同じため、共通する設定内容を記載します。

①アラート設定（[設定]タブ>社員管理>アラート＞アラート設定）を開き、

　「アラート種別」へメールアラートを設定したい種別を選択し[新規]をクリックします。

②共通の設定項目については以下ご参照ください。

項目	内容
アラートタイトル	アラートが目に入りやすいよう、メールタイトルを変更することができます。
アラートメッセージ	メール本文に記載する文章を変更することができます。
対象の設定	対象：「全社員」「部署」「社員」をアラート対象として選択できます。 アラート先：「本人」「部署」「その他」が選択できます。 ※複数選択が可能 　「その他」を選択の場合は最大5件まで自由に登録が可能です。
タイミングの設定	メール送信：デフォルトで「送信する」となっています。 アラートタイミング：どのタイミングでアラートメールを送信するか設定を行います。 時間帯の設定は、アラート設定画面上部にある「アラート共通設定」にて設定します。 ※個別の時間帯設定はできません。メールアラートの場合、タイムリーではなく翌日以降の通知になります。
補足	各アラートによって表示が異なりますので 設定の際は内容をよくご確認のうえ設定をお願いします。

③内容を設定後、[登録]をクリックします。

2.［勤務時間］登録チェック

出勤予定日の勤務開始時刻・終了時刻の登録状態を判定して、未登録の場合にアラートを通知します。

「チェック対象」にて未入力チェックをする対象の日の詳細を設定可能です。

3.［勤務時間］残業超過チェック

月のタイムカード上の「通常残業時間数」より、規定の残業時間数を超過した場合にアラートを通知します。

36協定の労働時間を超過する前の時間数で設定を推奨しております。

注意事項/機能詳細は以下ご参考ください。

4.［勤務時間］承認チェック

タイムカード承認状態を判定して、承認が完了していない場合にアラートを通知します。

「チェック期間」はどの期間に対してアラートを行うかを設定します。

5.［年次有給休暇］年休取得アラート

年5日の年次有給休暇取得の義務化に伴い一定のチェックタイミングで有給未取得者とその部署の責任者に対して

メールアラートを発報する機能と対象者本人ガジェットにてアラートを通知させる機能です。

「アラートタイミング」「規定の年次有給休暇日数」を設定します。

注意事項/機能詳細は以下ご参考ください。

注意事項/機能詳細	内容
対象の休暇	休暇種別が「年次有給休暇」として設定されている休暇が 1回で10日以上付与されている方がアラート対象となります。 ※年休を5日×2回のように分割付与を行っている場合はアラート対象外となります。 確認場所：設定タブ→就業管理→休暇マスタ→休暇の種別にて該当の休暇を確認
利用日数の定義	・申請ステータス 未承認状態でも利用日数としてカウントします。 ※残日数から差し引かれている「否認」「取り下げ承認」以外のステータスは全て利用済み日数としてカウントされます。 ・半休、時間休について 法令通り、半休は利用日数に含めますが時間単位休暇はカウント対象外となります
利用日数の集計対象期間	直近付与された10日以上の年休の付与日から1年間の間に、 休暇指定された日数が集計対象となります。 ＜補足＞ ・アラート設定を有効にする前から利用されている年休も集計対象となります。 ・アラート対象日より未来に申請されている年休も集計対象となります。 ・古い分から差し引かれている年休も集計対象となります。 （例） 2022/12/1にアラートの設定を有効　 設定内容：「消化義務日6か月前に5日未満利用の場合はアラート」 2022/4/1に年休20日付与された社員の場合 →消化義務期限である2023/3/31の6か月前である2022/9/30時点で 「2022/4/1-2023/3/31」の間に指定されている年休が5日未満の場合はアラート対象となりますが、 アラートを有効にした2022/12/1時点で2022/9/30は既に過去の日付のため 仮に5日未満の利用状況であってもアラートは送信されません。 次回は2023/9/30にアラート送信判定が実施されます。
補足	設定→社員管理→有給休暇→有給休暇・振替休日の管理画面にて 「上記以外で使用済の日数」として登録した日数については消化日数としてカウントが出来ません。 ※取得日が不明な為

6.［時間外申請］申請チェック

出勤予定の時間より働いているが、時間外勤務の申請がされていない場合に本人へアラートを通知します。

(「毎日」、「前日分」のタイムカードをチェックしてアラートを送信する設定とされる事が多いです)

対象者を職種マスタで限定したり、特定の時間外申請のみ申請に限り、アラートを出すことが可能です。

注意事項/機能詳細は以下ご参考ください。

7.［有給休暇・振替休日］有効期限チェック

有給休暇・振替休日・代休・その他有給扱いの休暇について、有効期限が近い場合にアラートを通知します。

・チェックする種別：有効期限のチェックを行いたい休暇を選択します

・チェック期間：有効期限の何日前から「配信開始」するか設定します。

※設定される場合、「有効期限の30日前」にアラートを送信する設定とされることが多いです。

8.［客観的記録］ 差異報告未入力チェック

タイムカードの申請列とPCログ打刻で基準値以上の差異があり、かつPCログ打刻差異報告の入力がない場合にアラートを通知します。

対象の設定、タイミングの設定については貴社運用状況に合わせてご設定ください。

注意事項/機能詳細は以下ご参考ください。

注意事項/機能詳細	内容
チェック対象	3項目のうち1つを選択できます。複数項目を選択されたい場合は各新規でアラート作成が必要です。
基準値	アラート通知を行う際に乖離時間数の基準値を指定します。 ※メールアラートにおいてはタイムカードの設定で登録した基準値ではなく、こちらで設定した時間数が適用されます。
差異理由のチェック箇所	以下画像を参照ください。
備考	本アラートを利用する場合、バッチ処理の仕様上、メール配信時間帯を12時以降に